|
|
eFaktura – Przesyłanie i archiwizacja e-faktur
System obsługuje wysyłkę i archiwizację faktur elektronicznych w formacie PDF, zarówno z podpisem elektronicznym, jak i bez kwalifikowanego podpisu. Przegląd archiwum faktur jest dostępny przez aplikację Web dostępną 24 h/dobę poprzez internet.
Elektroniczna wysyłka faktur to duże oszczędności kosztów administracyjnych firmy, a w szczególności kosztów opłat pocztowych czy kurierskich. Ponadto, jest to istotne działanie proekologiczne, gdyż nie zużywamy papieru, tonerów i energii elektrycznej.
Elektroniczne archiwum to również redukcja kosztów archiwizacji faktur, zwiększenie bezpieczeństwa przechowywania dokumentów oraz ich większa dostępność dla zainteresowanych. To również możliwość prowadzenia audytów i kontroli w trybie zdalnym, bez konieczności wizyty w siedzibie firmy. Archiwizacja w systemie informatycznym faktur elektronicznych to również wymóg Ministra Finansów dla firm stosujących taką postać zapisu faktury.
Oferujemy bezpieczne oraz sprawdzone narzędzia do wysyłki i archiwizacji faktur elektronicznych zapisanych w plikach PDF.
Chcesz obniżyć koszty wysyłki faktur, zadzwoń lub napisz do nas.
Zalety eFaktur
Stosowanie eFaktur ma szereg zalet - to rzecz oczywista.
Okazuje się jednak, że do tej formy dokumentowania transakcji nie przekonała się jeszcze spora część polskich przedsiębiorców. Dla niezdecydowanych przedstawiamy pięć ważnych zalet eFaktur, które mogą przekonać do porzucenia tradycyjnej - papierowej faktury na rzecz nowoczesnej - elektronicznej wersji dokumentów sprzedażowych.
1. eFaktura dla księgowych
Przyczyną upartego trzymania się tradycyjnych, papierowych faktur bardzo często jest niedostateczna wiedza na temat przepisów dotyczących ich elektronicznych odpowiedników. Przez wzgląd na fakt, iż od stycznia 2013 roku znowelizowano regulacje ich dotyczące, zrównując je z fakturami papierowymi, i dodatkowo rok później włączono definicję faktury elektronicznej do ustawy o VAT, przejście na e-dokumenty nie powinno rodzić większych wątpliwości.
Zgodnie z obecnie obowiązującymi przepisami na eFakturach muszą znaleźć się dane identyczne jak na tradycyjnej wersji. Co więcej - elektroniczny odpowiednik papierowej faktury nie różni się od tradycyjnej również pod względem terminów wystawienia czy prawa do odliczenia VAT.
Jeżeli chodzi o zgodę nabywcy na otrzymywanie faktur elektronicznych zamiast papierowych, obecnie możliwe jest założenie, że jeżeli kontrahent nie wyrazi sprzeciwu wobec takiej formy i np. dokona płatności, przedsiębiorca może w dalszym ciągu wysyłać mu dokumenty sprzedażowe np. w formie załącznika do wiadomości e-mail. Przy eFakturach stosuje się zatem tzw. zgodę dorozumianą.
2. eFaktura dla oszczędnych
Przejście na faktury elektroniczne może przynieść firmie spore oszczędności. W ten sposób ograniczone zostają wydatki związane z wystawianiem i przesyłaniem dokumentów tradycyjną drogą (zakup papieru, kopert, znaczków pocztowych, tonerów do drukarek). Jak wynika z danych z wielu firm, wystawiając 1000 eFaktur miesięcznie, przedsiębiorca może zaoszczędzić ponad 3 000 PLN każdego miesiąca.
Co więcej, redukcji ulegają również koszty dotyczące przechowywania dokumentów. Elektroniczna wersja faktury obniża koszty ich archiwizowania.
3. eFaktura dla ekologów
Stosowanie eFaktur to rozwiązanie przyjazne dla środowiska. Współcześnie panuje nie tylko moda na bycie “eko”, ale to już obowiązek i konieczność wobec przyszłych pokoleń. Dlatego rezygnacja z papierowych faktur wpływa pozytywnie na wizerunek każdej nowoczesnej firmy.
Niech argumentem będzie liczba 250 000 drzew, które trzeba wyciąć, by wyprodukować 1,5 mld faktur papierowych. Dołożyć do tego należy zanieczyszczenie środowiska wynikające z zużycia energii, wody oraz innych zasobów niezbędnych do wyprodukowania tego papieru.
4. eFaktura dla finansistów
Dostarczenie faktury elektronicznej zajmuje zaledwie kilka sekund (w przypadku zwykłej faktury jest to nawet kilka-kilkanaście dni), zmniejszone zostaje ryzyko przeterminowania dokumentu i ewentualnych zatorów płatniczych. Wcześniejsze otrzymanie faktury w większości przypadków wiąże się z szybszym uregulowaniem należności z niej wynikających. Co więcej - kontrahenci nie będą mogli już tłumaczyć swoich opóźnień w zapłacie tym, że nie dostali faktury.
5. eFaktura dla managera
eFaktura oznacza oszczędności w czasie, manager lub właściciel firmy może poświęcić go na inne, ważniejsze czynności związane z prowadzoną działalnością. Wystawianie eFaktur oznacza koniec drukowania dokumentów, adresowania kopert, naklejania znaczków czy przekazaniu do wysyłki.
Co więcej, jeżeli konieczne będzie odszukanie jakiegoś dokumentu, nie trzeba będzie przerzucać segregatorów z tysiącami faktur - komputerowa baza wszystkich eFaktur przyśpieszy i usprawni poszukiwania.
To wszystko sprawia, że usprawnieniu ulega bardzo wiele procesów biznesowych i wzrasta efektywność całej firmy. Nie zwlekaj, przejdź na eFaktury. |
|
|
|
|
|
|
